中国地震局关于印发《地震工作部门公文处理办法》、《中国地震局公文主题词表》试行的通知
(中国地震局办公室发〔1999〕007号 1999年1月13日)
各省、自治区、直辖市、计划单列市地震局,各直属单位:
为进一步加强机关公文处理工作的管理,提高公文的质量和公文处理工作的效率,现将修改后的《地震工作部门公文处理办法》、《中国地震局公文主题词表》印发试行,请认真贯彻执行,在试行中有什么意见或建议,请及时告中国地震局办公室。
附件1
地震工作部门公文处理办法
第一章 总则
第一条 为加强地震工作部门公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,依照国务院办公厅发布的《
国家行政机关公文处理办法》及其它有关规定,特制定本办法。
第二条 地震工作部门的公文(包括电报,下同),是在综合管理我国防震减灾工作中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书;是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具。各级地震工作部门必须认真做好公文处理工作,以促进防震减灾事业的发展,为国民经济建设和社会进步服务。
第三条 中国地震局办公室是全国地震工作部门公文处理的管理机构,管理中国地震局机关和各省、自治区、直辖市地震局(以下称各省级地震局)和中国地震局各直属单位的公文处理工作。
第四条 各级地震工作部门的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具备有关专业知识。
第五条 各地震工作部门应发扬深入实际,联系群众,调查研究,实事求是,认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重效用。
第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
第七条 地震工作部门的公文处理工作,应贯彻“党政分开”的原则。凡属党内事项,应以党组织的名义行文;行政事项应以行政名义行文。
第八条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密工作的有关规定,确保国家秘密安全。
第二章 公文种类
第九条 现行国家行政机关的公文种类中地震工作部门经常使用的有以下几种:
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
适用于向上级机关汇报工作,反映情况;提出意见或者建议,回复上级机关的询问。
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
第十一条 地震工作部门在行文时必须严格遵守行文规则,正确使用公文种类。
第三章 公文格式
(一)发文机关。发文机关应写全称或规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。各单位规范化简称由中国地震局有关司室颁布。
(二)发文字号。发文字号包括机关代字、年份、序号。机关代字在前,年份居中,序号在后。联合行文只标明主办机关发文字号。各单位发文字号由中国地震局办公室颁布。
(三)公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(四)主送机关。主送机关是行文对象,是收受公文、要求承办或答复该公文的单位,应准确确定。主送机关要写全称或规范化简称。多个主送机关,可按承办该公文的责任大小或时间前后的顺序排列,或按机构序列的次序排列。主送机关涉及多系统的,一般按党、政、军、群顺序排列。
(五)正文。是公文的主体部分,用来表达公文的内容。
(六)成文时间。成文时间一般以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。印发会议通过的文件,以会议通过日期为准;电报,以发出日期为准。
(七)印章。公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
(八)主题词。文件应当标明主题词;上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。
(九)印发机关和时间。印发机关应标为各地震工作部门办公室,印发的时间以文件校对后送印的日期为准;绝密、机密文件还应标注印制份数。
第十三条 根据内容的需要,公文的组成还包括下列选择部分:
(一)秘密等级。涉及秘密事项的公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”公文应当在文尾标明共印份数或在文头标明份数序号。密级的确定应执行有关的法律、法规及其他有关保密规定。在确定密级的同时,应确定保密期限。
(二)紧急程度。对送达和办理有时限要求的公文应分别标明“特急”、“急件”。
(三)签发人。报送给领导机关的公文,应当在首页注明签发人姓名;联合上报的公文,要按发文机关标识的顺序注明联合上报机关的签发人姓名。
(四)附件。公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。批转、转发和印发附件的公文可不必标注附件说明。
(五)抄送机关。是指与该公文内容有关系,需要使其了解,或在工作上给予配合、参照执行的有关机关。主送领导机关的公文,不得再抄送给其内设职能部门。
第十四条 公文用纸一般为16开型;作为附件的统计、计划等报表可用8开型。左侧装订。带附件的文件,应将正文与附件装订在一起。公文标题用二号或小二号黑体或标宋体字,正文及其它公文项目用三号宋体或仿宋体字,公文每页19行,每行26个字。印制手段必须符合档案保存的要求。
第四章 行文规则
第十五条 地震工作部门应当按照各自的隶属关系和职责范围行文。
各地震工作部门可以向具有隶属关系的上级领导机关请求指示、批准事项及汇报工作,反映情况,提出意见或者建议;向具有隶属关系的下级机关答复请示事项,布置工作,发布规章,任免干部等。
各地震工作部门还可以向具有指导关系的机关请示、汇报具体的业务事项,与不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题等。
各级地震工作部门的内设职能部门与同级政府其它部门的内设职能部门之间,可以就具体职能工作相互行文;但不得向下级地震工作部门布置工作、发布规章、答复请示、印发通报。
第十六条 中国地震局对国务院负责;具有双重领导关系的各省级地震局,同时对中国地震局和所在地人民政府负责。
中国地震局对各省级地震局的重要行文,应当同时抄送所在地人民政府,需要时应同时抄报国务院或国务院办公厅。
各省级地震局的重要上行文,应同时抄报中国地震局或所在地人民政府。
第十七条 地震工作部门根据工作需要,可与同级政府、党委、军队机关和人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文;上级地震工作部门可与下一级政府联合行文。
第十八条 行文中一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
各省级地震局及各直属单位的内设职能部门,除特殊情况外,不得向中国地震局请示、汇报工作,不得向下级地震局(办)布置工作任务、发布规章制度等。
第十九条 公文内容涉及其它部门职权范围时,必须会签且取得一致意见,意见不一致时必须如实说明,不得擅自行文或回避不同意见。否则,上级机关有权纠正或予以撤销。
第二十条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。不得抄送主送机关的内设职能部门。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。
第五章 公文处理
第二十二条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十三条 需要办理的公文,公文管理部门应根据内容和性质,及时提出拟办意见送领导人批示,或者提出分办意见交有关部门办理。紧急公文,应当提出办理时限。对不符合行文规则及公文格式的文件,经办公室领导同意后,可退回来文部门重办。
第二十四条 负责批办的单位领导和承办部门的领导,应当明确指定承办部门或承办人;明确指出处理的原则和方法;明确指出对拟办意见同意与否,是否有补充或纠正意见。
第二十五条 承办单位应当抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的,应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
第二十六条 凡涉及其他部门职权范围的问题,主办机关应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
第二十七条 已经领导人批示或者交有关部门办理的公文,各地震工作部门办公室负责督查,做到紧急公文跟踪督查;重要公文重点督查;一般公文定期督查。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。
(二)情况确定,观点明确,条理清楚,层次分明,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。
(四)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号,必要时应注明发文时间及收到时间。日期应当写具体的年、月、日,年代一般应写四位数的全称。
(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)、”,第三层为“1.”,第四层为“(1) ”。
(七)用词用字要准确、规范。文内使用简称时,一般应当先用全称,并注明简称。
(八)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
(九)地震震级的标注一般用阿拉伯数码(1、2、3、¨¨¨),烈度一般用罗马数字(Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ¨¨¨)标注。
第二十九条 地震工作部门发出的公文,由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的,必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发;涉及其它领导人职权范围的,应当会同签发。经授权,有的公文可由办公室主任签发。
第三十条 各级领导人审批公文要认真负责,文件主批人要明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其它审批人圈阅,应当视为同意。
第三十一条 草拟、修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第三十二条 制发公文必须严格按照公文撰写的要求和处理的程序办理,特别要做好会签、部门领导审核、办公室核稿等项工作。
第三十三条 各地震工作部门的公文,应按有关规定报送或下发。主送某机关的公文一般应由该机关的办公室负责登记、分发,不要直接送职能部门或主管领导。
第三十四条 上级行政机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经下一级机关负责人或者办公室主任批准,可以翻印、转发。翻印时,应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。
第三十五条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第三十六条 公文办完后,应当根据《
中华人民共和国档案法》和文书档案立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第三十七条 公文归档,应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便于保管、查找和利用。
第三十八条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
第三十九条 公文复制件及通过网络传递的拷贝件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
第四十条 案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第四十一条 按照有关规定,没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监销,保证不丢失,不漏销。
第七章 附则
第四十二条 各地震工作部门可以根据本办法规定的基本原则,结合实际情况,制定实施细则或补充规定。
第四十四条 本办法自发布之日起施行。原《防震减灾主管部门公文处理办法》(1995年6月27日)废止。其他有关行政机关公文处理的规定,与本办法不一致的,以本办法为准。
附件2
中国地震局公文主题词表目录
一、使用说明
(一)编制目的
(二)选词原则
(三)主题词表的结构
(四)标引方法
(五)其它
二、主表
(一)秘书行政
(二)人事教育
(三)计划财务
(四)地震
(五)外事
(六)纪检、监察、审计
(七)综合党团
三、附表
(一)中国行政区域
(二)世界行政区域
中国地震局公文主题词表使用说明
一、编制目的
根据中共中央办公厅、国务院办公厅的要求,为适应办公现代化的要求,便于计算机检索和管理公文,我们参照中央办公厅、国务院办公厅和有关单位的主题词表,结合地震工作实际,编制了《中国地震局公文主题词表》,(以下简称《词表》),主要用于标引中国地震局及其司室发文件,各省、自治区、直辖市地震局(办),中国地震局各直属单位可参阅本词表,制定本单位的公文主题词表,上报中国地震局的文件必须按本《词表》标引。
二、选词原则
1、从地震工作实际出发,选择在职能工作中经常出现的,具有一定使用频率的词汇。
2、选择具有实际检索意义和组配能力较强的词。
3、选择符合汉语构词特点、现实用词为主、尽量做到少而精,覆盖面广,概括性强。
三、主题词表的结构
本《词表》共由9类716个主题词组成,分为主表和附表两大部分。主表有7类418个主题词。主表分为二个层次:第一层是类别词,即对主题词的具体分类,如“人事”、“教育”等;第二层是类属词,如“任免”、“培训”等。附表中的主题词有2类298个词,为中国及世界行政区域名称,与主表中的主题词具有同等效力,标引方法相同。
四、标引方法
1、一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上,顶格写。
2、标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式(文种)的词。在使用若干个类属词时,应正确表达词间关系。
3、一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。
4、根据需要,可将不同类别的主题词进行组配标引,既要选本业务范畴类的词,也要选其它类的通用词或一般概念词。
5、本《词表》中的黑体字词,有312个,宋体字词为我局编立的主题词,有105个,可结合使用,上报国务院的文件尽量采用前者,以后者做补充,并在词后加“△”,以便区别。
五、其它
1、在使用中若发现《词表》中的词不能满足标引需要或选词不当,可按选词原则提出修改补充意见,报中国地震局办公室统一修改。
2、1999年1月13日起执行,1994年1月制定的《国家地震局公文主题词表》同时废止。
中国地震局公文主题词表主表
1、文秘工作、行政事务(82个)
机关 机要 印章 调查 督查 保密 公文 档案 会议 文件 秘书 提案 议案 谈话 讲话 总结 批示 其它 汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例 办法 细则 规定 方案 决议 命令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函
会议纪要 行政 制定 工作制度 纪念活动 调查 考察 视察 参观 措施 服务 安全 保险 防火 处罚 证件 政法 法制 法律 程序 图书 版权 宣传 广播 电视 出版 报刊 新闻 音像 纪念物 电子出版物 信息 展 览 安排 要求 答复 立法 执法 普法
2、机构、人事、劳动、工资、教育(68个)
体制 职能 编制 精简 更名 干部 领导 行政人员 公务员 考核 录用 职工 家属 子女 知识分子 专家 参事 院士 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励 招聘 合同制 工人 保护 劳务 事故 津贴 奖金 福利 收入 抚恤 慰问 老 龄问题 学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材
职数 职级 三定 领导班子 工龄 政审 农转非 人才
3、计划、经济管理、财政(102个)
计划 规划 统计 指标 分配 调拨 经济 管理 调整 控制 结构 改革 改造 竞争 开放 开发 协作 土地 资产 资料 产权 投资 招标 经营 生产 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 效益 企业 公司 普查 注册 亏损 监督 矿产 仪器 设备 材料 车辆 物资 装备 国家资产 工业 交通 能源 出让 转让 基建 建设 建筑 设施 测绘 设计 征地 工程 房地产 市政 住宅 财务 预算 决算 核算 收支 会计 债务 各界 经 费 收费 资金 基金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 租金 税务 进 口 出口 引进 仲裁 合资 合作 贷款
报废 专项 任务书 立项 可行性研究 国有资产 维修 改造 更新 事业 登记
4、地震(94个)
科技 科学 技术 预报 预测 科普 科研 实验 标准 计量 专利 发明 情报 信息 计算机 自动化 项目 鉴定 勘察 城市 事件 卫星 通信 网络 数据 救灾 许可证 基金会 法人 试点 发展 保险 设施 协作 环境保护
监测 电磁 地下流体 地形变 测震 震情 分析 会商 前兆 中长期 中 短期 短临 重点危险区 重点监视防御区 强化区 首都圈 台站 台网 台 阵 抗震设防 震害对策 防震减灾 灾害评估 应急 反应 预案 烈度 区 划 地震动 参数 强震 观测 安全性评价 损失评估 现场 演习 成果 知识产权 论证 课题 评比 验收 资料 编目 遥测 遥感 学科 优化 攻关 规范 数字化 数据库 地方工作 全球定位系统 地理信息系统 场地 建筑物 构筑物
5、外事(27个)
协定 协议 议定书 备忘录 照会 国际 国际会议 国际组织 邀请 来访 接待 谈判 会谈 会见 接见 外国专家 外汇 涉外事务 签证 护照 对 外宣传 出访 出国对外援助 海关
核侦察
6、纪检、监察、审计(22个)
案件 审查 检查 处分 处理 处罚 整顿 廉政建设
结案 结论 举报 申诉 调查澄清 验证 清理 纠正 失职 渎职
7、综合、党团(23个)
共青团 工会 妇女 协会 学会 民主党派 社会 精神文明 统战 民族 宗教 侨务 党风 党纪 党建 民主生活 青年 政治 思想 组织 监督
附:
中国行政区域(54个)
华北地区北京 天津 河北 山西 内蒙古东北地区辽宁 吉林 黑龙江华东地区上海 江苏 浙江 安徽 福建 江西 山东中南地区河南 湖北 湖南 广东 广西 海南西南地区四川 贵州 云南 西藏 重庆西北地区陕西 甘肃 青海 宁夏 新疆台湾香港澳门哈尔滨 沈阳 大连 青岛 厦门 宁波 武汉 广州 深圳 海南岛 西安 单列市 省市 自治区
世界行政区域(244个)
亚洲
中国 蒙古 朝鲜 韩国 日本 越南 老挝 柬埔寨 缅甸 泰国 马来西亚 新加坡 文莱 菲律宾 印度尼西亚 东帝汶 尼泊尔 锡金 不丹 孟加拉国 印度 斯里兰卡 马尔代夫 哈萨克斯坦 吉尔吉斯斯坦 塔吉克斯坦 乌兹别 克斯坦 土库曼斯坦 格鲁吉亚 阿塞拜疆 亚美尼亚 巴基斯坦 阿富汗 伊 朗 科威特 沙特阿拉伯 巴林 卡塔尔 阿联酋 阿曼 也门 伊拉克 叙利 亚 黎巴嫩 约旦 巴勒斯坦以色列 塞浦路斯 土耳其
欧洲
冰岛 法罗群岛 丹麦 挪威 瑞典 芬兰 爱沙尼亚 拉脱维亚 立陶宛 俄 罗斯 白俄罗斯 乌克兰 摩尔多瓦 波兰 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德国 奥地利 列支敦士登 瑞士 荷兰 比利时 卢森堡 英国 爱尔兰 法国 摩 纳哥 安道尔 西班牙 葡萄牙 意大利 梵蒂冈 圣马力诺 马耳他 南斯拉 夫 斯洛文尼亚 克罗地亚 波黑 马其顿 罗马尼亚 保加利亚 阿尔巴尼来 希腊
非洲
埃及 利比亚 突尼斯 阿尔及利亚 摩洛哥 西撒哈拉 毛里塔尼亚 塞内加 尔 冈比亚 马里布基纳法索 佛得角 几内亚比绍 几内亚 塞拉利昂 利比 里亚 科特迪瓦 加纳 多哥 贝宁 尼日尔 尼日利亚 喀麦隆 赤道几内亚 乍得 中非 苏丹 埃塞俄比亚 吉布提 索马里青尼亚 乌干达 坦桑尼亚 卢旺达 布隆迪 刚果民主共和国 刚果 加蓬 厄立特里亚 圣多美和普林西 比 安哥拉 赞比亚 马拉维莫桑比克 科摩罗 马达加斯加 塞舌尔 毛里求 斯 留尼汪 津巴布韦 博茨瓦纳 纳米比亚 南非 斯威士兰 莱索托 圣赫 勒拿
大洋洲
澳大利亚 新西兰 巴布亚新几内亚 所罗门群岛 瓦努阿图 新喀里多尼亚 斐济 基里巴斯 瑙鲁 密克罗尼西亚联邦 马绍尔群岛共和国 帕劳 北马里 亚纳群岛自由联邦 关岛 图瓦卢 瓦利斯群岛和富图纳群岛 西萨摩亚 美属 萨摩亚 纽埃 托克劳 库克群岛 汤加 法属波利尼西亚皮特凯恩群岛
美洲
格陵兰 加拿大 圣皮埃尔和密克隆 美国 百慕大 墨西哥 危地马拉 伯利 兹 萨尔瓦尔 洪都拉斯 尼加拉瓜 哥斯达黎加 巴拿马 巴哈马 特克斯群 岛和凯科斯群岛 古巴 开曼群岛 牙买加 海地 多米尼加 波多黎各 美属 维尔京群岛 英属维尔京群岛 圣基茨和尼维斯 安圭拉 安提瓜和巴布达 蒙 特塞拉特 瓜德罗普 多米尼克 马提尼克 圣卢西亚 圣文森特和格林纳丁斯 巴巴多斯 格林纳达 特立尼达和多巴哥 荷属安的列斯 阿鲁巴 哥伦比亚 委内瑞拉 圭亚那 苏里南 法属圭亚那 厄瓜多尔 秘鲁 巴西 玻利维亚 智利 阿根廷 巴拉圭 乌拉圭
苏联 民主德国 联邦德国 捷克斯洛伐克 扎伊尔 留尼汪岛 圣赫勒拿岛和 阿森松岛等
贝劳 马绍尔群岛 北马里亚纳群岛 东萨摩亚 圣皮埃尔和密克隆群岛 百慕 大群岛
多米尼加共和国 多米尼加联邦 荷属安的列斯群岛